Как организовать внутреннюю коммуникацию в компании

Чем больше сотрудников, тем сложнее выстраивать внутренние коммуникации в компании. Причём сложности начинаются уже при увеличении штата до 50 человек. Между тем именно грамотно выстроенные коммуникации помогают превратить работающих вместе людей в одну команду. Руководитель ставит общие цели, продумывает пути их достижения и назначает роли каждому сотруднику, в зависимости от его склонностей и способностей. При этом коммуникация с сотрудниками — это любые взаимодействия в команде, от новостей компании и объявлений руководителя до разговоров у кофейного автомата. В этом материале мы расскажем, какими бывают внутренние коммуникации, и как их организовать.

Основная цель построения системы коммуникации в компании

Люди, работающие в одной компании, в любом случае будут взаимодействовать друг с другом. И если руководители и HR-специалисты не выстраивают систему коммуникации между сотрудниками централизованно, она сложится стихийно. В этом случае она вряд ли будет эффективной. Это скажется на решении рабочих задач и рано или поздно компании придётся взять организацию внутренней коммуникации в свои руки.

Главные цели управления коммуникациями компании — наладить взаимодействие и обмен данными между руководителями и подчинёнными, а также между между коллегами. Это помогает сформировать внутрикорпоративную культуру, повысить вовлечённость, информировать и поддержать сотрудников в условиях непрекращающейся турбулентности.

Важно держать сотрудников в курсе изменений, рассказывать о новостях компании, делиться планами и получать обратную связь. Когда в компании налажено профессиональное общение сотрудников и менеджмента, вовлечённость каждого человека в команде повышается. А вовлечённые сотрудники работают намного эффективнее, проявляют большую лояльность и менее склонны искать новое место работы. В результате бизнес-результаты компании улучшаются, текучка кадров снижается, а прибыль растёт.

Виды коммуникаций внутри компании

Чтобы структурировать систему коммуникации сотрудников в организации, её можно условно поделить на несколько типов:

• горизонтальную и вертикальную;
• формальную и неформальную;
• вербальную и невербальную;
• онлайн и офлайн.

Горизонтальные коммуникации — одни из самых важных в компании. К ним относят взаимодействие между работниками одного уровня. Особенность взаимодействия этого типа в том, что оно происходит регулярно и спонтанно. Например, разговоры коллег у кулера, переписка в рабочих чатах, совещания без руководителей — всё это относится к горизонтальным коммуникациям. Во время такого взаимодействия сотрудники могут обмениваться результатами работы, попросить совета или обсудить личные темы.

Вертикальное взаимодействие подразумевает общение руководителя с подчинённным. Как правило, коммуникации сотрудник-руководитель происходят гораздо реже горизонтальных коммуникаций. К тому же, обычно их планируют заранее. Например, руководитель может взаимодействовать с командой во время совещания, при личной встрече или через электронную рассылку.

Формальные коммуникации происходят через официальные каналы связи. Их задача — донести важную информацию, распределить рабочие задачи, назначить ответственных за проект и т.д. Неформальное общение не нуждается в специальных средствах коммуникации. Оно может происходить в виде личного разговора, общения по телефону или в мессенджере. Через неформальное взаимодействие руководитель может сообщить сотрудникам о планах, поощрить кого-либо из них или получить обратную связь. Этот вид коммуникации помогает установить доверительные отношения в команде и повысить лояльность к компании.

Вербальное общение может быть устным или письменным. Сюда относится любое взаимодействие, участники которого используют речь. К невербальным коммуникациям относятся жесты, интонация и т.д. Как правило, невербальная коммуникацию дополняет вербальную. Выражение лица, позы и модуляции голоса помогают лучше донести информацию без искажения смысла.

Онлайн общение можно использовать как при общении сотрудник-сотрудник, так и при коммуникации сотрудник-руководитель. Это самый ненавязчивый и удобный способ взаимодействия. Можно отправить сообщение в любое удобное время, чтобы адресат открыл и прочитал его в тот момент, когда ему удобно. Благодаря этому сотрудники не отвлекаются от работы и в то же время не пропускают важную информацию.

Особенности построения корпоративных коммуникаций в компании

Выстраивание коммуникации персонала в организации — работа на перспективу. Нельзя провести собрание, пообщаться с сотрудниками, получить обратную связь и моментально решить все задачи. На отлаживание процессов могут уйти месяцы.

Ещё одна особенность выстраивания системы внутренней коммуникации персонала в том, что её результаты не всегда можно измерить в точных цифрах. Например, сложно оценить степень развития корпоративной культуры или качество общения сотрудников в компании. Поэтому часто руководители смотрят на то, были ли решены ключевые проблемы. Например, снизилась ли текучка кадров в компании, сократилось ли количество конфликтов в команде.

Наладить взаимодействие между работниками важно как для больших компаний, так и для стартапов из 4-5 человек. Как правило, в организациях со штатом от 50-100 сотрудников есть специалист, который контролирует процесс общения внутри команды. Независимо от размера компании, корпоративные коммуникации можно перенести в онлайн, чтобы упростить и автоматизировать повторяющиеся процессы. Для этого нужно выбрать специальную платформу.

Выбор платформы для общения персонала

Онлайн-платформа для онлайн-общения нужна не только распределённым командам или сотрудникам на удалёнке. Современные инструменты помогают выстроить внутренние коммуникации в любой компании.

Некоторые руководители используют для общения между сотрудниками мессенджеры и чаты. Это не самая эффективная платформа для коммуникаций, так как новости и сообщения теряются в общем потоке. К тому же с его помощью нельзя отследить, кто прочитал рассылку. Ещё один инструмент для выстраивания системы внутренних коммуникаций — платформа для управления проектами (Enterprise Performance Management или EPM). К ним относятся Asana, Trello, Slack и др. EPM используют для организации командной работы, планирования задач, учёта рабочего времени и общения. Как правило, общение в таких сервисах происходит в комментариях к задачам. Поэтому они не подходят для быстрой рассылки новостей или получения обратной связи.

Намного удобнее использовать специальные платформы для управления и построения системы коммуникации с персоналом. Они дают больше возможностей для командного общения. Советуем выбирать российские сервисы, так как они не уйдут из страны из-за санкций, а у компании не возникнет проблем с оплатой.

Одна из таких платформ для обучения, мотивации, общения и управления сотрудниками — онлайн-платформа Эквио. С её помощью можно:

• публиковать новости компании для всей команды, отделов, специальностей или даже конкретных работников;
• публиковать сообщения руководителя;
• собирать обратную связь в комментариях к новостям и сообщениям;
• проводить опросы по поводу любых процессов и мероприятий.

Сотрудники могут просматривать корпоративные новости и сообщения от руководителя в своих мобильных телефонах. Важная информация будет дублироваться в push-уведомлениях. Компания может убедиться, что все работники прочитали сообщение. Для этого администратор может заблокировать переход в приложение до того, как пользователь подтвердит, что получил важную информацию.

Система внутренней коммуникации позволяет контролировать и управлять процессами общения в команде. Благодаря этому повышается информированность и вовлечённость сотрудников, уменьшается текучка кадров и улучшаются бизнес-показатели. Чтобы грамотно и без лишних затрат организовать взаимодействие в коллективе, можно воспользоваться современными онлайн-инструментами. Платформа для обучения и управления персоналом помогает автоматизировать процессы общения и наладить регулярный обмен информацией.

Автор:

Леонид Бутаков – эксперт рынка EdTech/HRtech, руководитель отдела продаж в Эквио